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社内で稟議をあげる際、その内容の必要性を示すデータや参考資料といった情報を求められることは多くあります。そんな時にぜひ活用したいのが調査レポートです。そこで今回は、稟議書作成に役立つ調査レポートの活用の仕方について考えてみましょう。
調査レポートは稟議に必要なデータの宝庫！
稟議を通すには、その内容の必要性を理解してもらうことが必要です。そのために重要となるのが、「なぜ必要か」という根拠のわかりやすい提示です。インターネット上などで豊富に提供されている調査レポートには、根拠を示すために活用できるデータが豊富に含まれています。
例えば、多くの人が求めていることや、多くの企業や人が採用していることを示す根拠であれば、「世論の動向」や「普及率」の調査レポートが効果的です。
また、備品の購入など経費の使用許可を求める稟議であれば、競合製品の価格帯を調べたレポートや同様の製品の購入に一般的に費やされている費用を調べたレポートなど、稟議で求めている金額の妥当性を提示するデータは有効な情報の一つとなります。使用者への満足度調査など、導入によるメリットを提示できる調査レポートも必要性を訴えるのに重宝するデータです。
こうした調査は決して珍しいものではなく、さまざまな製品やサービスに対して多数実施されており、インターネットなどで簡単に入手できるのも便利な点です。
高い客観性で稟議の必要性を裏付ける
案件の必要性を訴えることは、稟議の可否の決定に影響を及ぼす重要なポイントですが「効果がありそうだから、便利そうだから」といった個人の感覚だけを根拠にした訴えでは、十分な説得力があるとは言えません。また「その製品を購入したい、このサービスを使いたい」と考えている人の主観で述べるメリットや必要性は、考え方に偏りがあると思われるケースも少なくありません。
その点調査レポートは、稟議の提出者とは無関係の多くの人の意見からなるデータであり、高い客観性と公平性を認められる情報と言えます。インターネット上で得られる多くの調査レポートは、各々の調査会社が独自に行っているケースが大半で、稟議の提出者の意図はもちろん、製品の製造者の意見を反映したものではないことも客観性の高さに貢献する要素です。
「公平な視点による意見から、これだけの必要性が認められる」ということをしっかりと裏付けできれば、稟議の完成度を大きく高めることができます。
手軽な調査の活用でさらに広がる可能性
稟議の内容によっては、適した調査レポートが見つからないという場合ももちろんあります。そんな時に便利なのが、ごく少数のアンケートを安価かつスピーディに行うことのできる調査です。
インターネットの普及により、それ以前とは比較にならない手軽さで、精度の高い調査を行うことが可能となっています。自身による調査の実施は、稟議の内容に的確にマッチしたデータの利用が可能な点が大きなメリットです。稟議の作成に役立つ手段の一つとして押さえておくと便利です。
まとめ
ビジネスにおいて何かと必要となる稟議書の作成、手直しにかかる手間を省くことができれば、業務をより効率的にこなすことができます。調査レポートの効果的な活用は、明確な根拠、必要性の提示された完成度の高い稟議書の素早い作成に役立ちます。
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